BAFA-geförderte Unternehmensberatung für KMU

BAFA-geförderte Unternehmensberatung für KMU – Zuschüsse für Ihren Erfolg

Warum geförderte Beratung für KMU so wichtig ist

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Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Gleichzeitig stehen sie vor vielfältigen Herausforderungen: Digitalisierung, demografischer Wandel, Fachkräftemangel, wirtschaftliche Unsicherheiten und mehr verlangen ständige Anpassungen. Gerade in solchen Zeiten kann eine professionelle Unternehmensberatung den entscheidenden Unterschied machen, um ein Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen.

Externe Berater bringen frische Perspektiven und Fachwissen ein, um Schwachstellen aufzudecken und Lösungen zu erarbeiten. Doch Beratung kostet Geld – und hier setzt die Förderung von Unternehmensberatungen für KMU an. Dieses Bundesprogramm ermöglicht es Unternehmen, hochwertige Beratungsleistungen mit staatlicher Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Der Staat übernimmt dabei einen großen Teil der Kosten, sodass Sie sich wichtigen strategischen Fragen widmen können, ohne das Budget übermäßig zu belasten. Das Ergebnis: bessere Erfolgsaussichten, gestärkte Wettbewerbsfähigkeit und eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens.

Das BAFA-Förderprogramm „Unternehmensberatung für KMU“

Um KMU bei wichtigen Weichenstellungen zu unterstützen, hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) zusammen mit dem Europäischen Sozialfonds Plus (ESF+) das Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ ins Leben gerufen. Umgangssprachlich spricht man oft einfach von der BAFA-Beratung, da die Abwicklung über das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) erfolgt. Das Programm läuft aktuell bis Ende 2026 und knüpft nahtlos an Vorgängerprogramme an (früher bekannt als z.B. „Unternehmensberatung/UnternehmensWissen“ etc.). Es richtet sich an Unternehmen, die sich externen Rat holen möchten, um ihre Firma erfolgreicher zu machen.

Ziel der Förderung ist es, die Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit von KMU nachhaltig zu stärken. Wenn Sie zur Lösung betrieblicher Fragen einen qualifizierten Berater hinzuziehen, erhalten Sie einen Zuschuss zu den Beratungskosten – ein echter Vorteil, denn dieser Zuschuss ist nicht rückzahlbar. Sie sparen also bares Geld bei der Inanspruchnahme professioneller Beratung. Finanziert wird dies aus Bundesmitteln und dem ESF+, was zeigt, wie wichtig die Weiterentwicklung des Mittelstands genommen wird.

Wichtig: Jedes förderberechtigte Unternehmen kann innerhalb der Programmlaufzeit (2023–2026) bis zu fünf Beratungen gefördert bekommen, maximal jedoch zwei Beratungsprojekte pro Jahr. So haben Sie die Möglichkeit, über die Jahre verteilt mehrere Beratungsaspekte anzugehen – von digitalen Strategien bis Personalentwicklung – mit wiederholter Förderung.

Wer wird gefördert? Voraussetzungen für Unternehmen

Das Beratungsförderprogramm richtet sich gezielt an kleine und mittlere Unternehmen sowie an Angehörige der Freien Berufe. Aber was bedeutet das konkret? Antragsberechtigt sind Firmen, die folgende Voraussetzungen erfüllen:

• KMU-Kriterium: Ihr Unternehmen beschäftigt weniger als 250 Personen und hat entweder einen Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. € oder eine Jahresbilanzsumme von nicht mehr als 43 Mio. €. Dies entspricht der gängigen EU-Definition für KMU.
• Rechtsform: Ihr Betrieb ist rechtlich selbstständig (also kein unselbständiger Unternehmenszweig).
• Sitz in Deutschland: Ihr Unternehmenssitz und Geschäftsbetrieb (oder zumindest eine Niederlassung) befindet sich in der Bundesrepublik Deutschland.
• Gegründet und etabliert: Sowohl junge Unternehmen (auch Start-ups, ab Gründung/Handelsregistereintrag) als auch etablierte Betriebe können gefördert werden. Existiert Ihr Unternehmen zum Zeitpunkt der Antragstellung allerdings noch keine 12 Monate, gelten besondere Auflagen (dazu später mehr beim Antragsverfahren).

Die Förderung richtet sich branchenübergreifend an Gewerbe und freie Berufe – vom Handwerksbetrieb über Dienstleister bis zum Online-Start-up. Wichtig ist, dass Ihr Unternehmen wirtschaftlich am Markt aktiv ist. Nicht antragsberechtigt sind beispielsweise gemeinnützige Vereine, Stiftungen oder Unternehmen in der Land- und Fischereiwirtschaft (für letztere gibt es teils eigene Programme).

Auch Unternehmen, über deren Vermögen ein Insolvenzverfahren läuft oder die entsprechenden Kriterien dafür erfüllen, sind ausgeschlossen. Ebenso ausgeschlossen von der Förderung sind Beratungsgesellschaften selbst (Unternehmensberater, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte etc. können für die eigene Firma keine BAFA-Förderung bekommen).

Gut zu wissen: Selbst Arztpraxen oder Heilberufler können eine BAFA-Beratung nutzen, jedoch nur zu bestimmten Themen (etwa Einführung eines Qualitätsmanagementsystems). Im Zweifel beraten wir Sie gern, ob Ihr Vorhaben förderfähig ist.

Was wird gefördert? Inhalte und Umfang der Beratung

Gefördert werden konzeptionell und individuell durchgeführte Beratungen zu nahezu allen Fragen der Unternehmensführung. Das bedeutet: Ein erfahrener Berater analysiert gemeinsam mit Ihnen die aktuelle Situation Ihres Unternehmens, identifiziert Problembereiche oder Potenziale und erarbeitet maßgeschneiderte Handlungsempfehlungen. Wichtig ist dabei der konzeptionelle Ansatz – es geht nicht um pauschale Ratschläge, sondern um konkrete Lösungen für Ihr Unternehmen. Typische Themenfelder, in denen Beratungen gefördert werden, sind zum Beispiel:

• Wirtschaftliche Fragen:B. Kostenmanagement, Liquiditätsplanung, Umgang mit Umsatzrückgängen oder Investitionsentscheidungen.
• Finanzielle Aspekte: Finanzierungskonzepte, Controlling-Systeme, Vorbereitung auf Bankgespräche.
• Personelle Themen: Fachkräftesicherung und -bindung, Organisationsentwicklung, Nachfolgeplanung, Vereinbarkeit von Familie und Beruf im Betrieb.
• Organisatorische Herausforderungen: Prozessoptimierung, Qualitätsmanagement, Einführung neuer IT-Systeme oder Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
• Strategie und Geschäftsmodell: Geschäftsmodellanpassung, neue Geschäftsfelder, Nachhaltigkeit und ökologische Ausrichtung, Innovationsmanagement.
• Marketing und Vertrieb: Markterschließung, Kundenakquise, digitale Marketingstrategien (sofern es um konzeptionelle Beratung geht).

Kurz gesagt, alle allgemeinen oder speziellen Beratungsthemen, die dazu dienen, Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger aufzustellen, sind förderfähig. Auch Beratungen zu speziellen Herausforderungen wie dem demografischen Wandel im Betrieb, Integration von Mitarbeitenden mit Migrationshintergrund oder barrierefreie Gestaltung von Arbeitsplätzen können dazu gehören – immer vorausgesetzt, es handelt sich um eine individuelle Beratung und keine Schulung von der Stange.

Wichtig: Nicht gefördert werden Seminare, Workshops oder Gruppenveranstaltungen – es muss sich um eine Einzelberatung handeln, die exakt auf Ihre Firma zugeschnitten ist. Ebenfalls ausgeschlossen sind Beratungen, die überwiegend Rechts- oder Steuerberatung darstellen (z.B. Vertragsausarbeitung, Buchhaltung) oder hauptsächlich der Vermittlung bestimmter Produkte dienen. Die Beratung selbst darf maximal 5 Tage (bzw. 40 Beratungsstunden) dauern– das reicht in der Regel aus, um auch komplexere Themen konzentriert zu erarbeiten. (Reisezeiten und die Ausarbeitung des Beratungsberichts zählen dabei nicht als Beratungszeit.)

Ein weiterer Punkt: Umsetzung wird nicht gefördert. Das Programm unterstützt die Beratung bis zum konkreten Handlungsplan, aber die anschließende Umsetzung der Maßnahmen in Ihrem Unternehmen müssen Sie dann eigenständig (oder mit separater Unterstützung) stemmen. Viele unserer Kunden kombinieren allerdings die BAFA-geförderte Konzeptionsberatung mit einer anschließenden Umsetzungsbegleitung auf eigene Kosten – das können wir bei Bedarf fließend gestalten.

Wer darf die Beratung durchführen?

In der Auswahl des Beratungsunternehmens sind Sie grundsätzlich frei – Sie können sich also den Berater Ihres Vertrauens suchen. Allerdings muss der oder die Beratende vom BAFA registriert und autorisiert sein, damit die Beratung förderfähig ist. Das BAFA stellt sicher, dass gelistete Berater bestimmte Qualitätsstandards erfüllen. Voraussetzungen für Berater sind u.a.:

• Unabhängigkeit und Professionalität: Beratungen dürfen nur von selbstständigen Beratern oder Beratungsfirmen durchgeführt werden, deren überwiegender Geschäftszweck die entgeltliche Unternehmensberatung ist (über 50% Umsatzanteil). Interne Beratung durch Angestellte Ihres Unternehmens oder Beratung durch befangene Dritte ist ausgeschlossen.
• Fachliche Eignung: Der Berater muss die nötigen Fähigkeiten und Erfahrungen mitbringen, um KMU fachkundig zu beraten. Oft haben BAFA-Berater selbst langjährige Management-Erfahrung oder spezielle Branchenkenntnisse.
• Qualitätssicherung: Nachweis eines geeigneten Qualitätssicherungsinstruments ist erforderlich – zum Beispiel anerkannte Beratungszertifikate, Mitgliedschaften in Beraterverbänden oder ein dokumentiertes Qualitätsmanagement im Beratungsunternehmen. Dies stellt sicher, dass die Beratungen auf einem hohen Qualitätsniveau erfolgen.
• Seriöser Geschäftsauftritt: Eine ordnungsgemäße Geschäftsführung und die Einhaltung der Förderrichtlinien müssen gewährleistet sein. Das BAFA achtet z.B. darauf, dass Berater neutral beraten (kein Verkauf eigener Produkte während der Beratung, keine Provisionsvermittlung etc.).

Jeder BAFA-akkreditierte Berater erhält eine BAFA-ID. Diese Kennnummer wird im Förderantrag abgefragt – stellen Sie also sicher, dass Sie die BAFA-ID Ihres Beraters parat haben, wenn Sie den Antrag ausfüllen. Unser Beratungsteam ist selbstverständlich BAFA-registriert und erfüllt alle genannten Kriterien. Gerne teilen wir Ihnen unsere BAFA-ID mit und unterstützen Sie bei der Antragstellung.

Wie hoch ist der Zuschuss? Fördersätze und regionale Unterschiede

Die Höhe des Zuschusses hängt von zwei Faktoren ab: den Beratungskosten und dem Standort Ihres Unternehmens (genauer gesagt: dem Standort der zu beratenden Betriebsstätte). Die maximal förderfähigen Beratungskosten pro Beratungsprojekt betragen seit 2023 einheitlich 3.500 €. Darauf wird je nach Region ein Prozentsatz als Zuschuss gewährt.

Aktuell gelten folgende Fördersätze und Obergrenzen für den Zuschuss:

• 80 % Zuschuss (max. 2.800 €) – Gilt für Unternehmen in den neuen Bundesländern (alle ostdeutschen Bundesländer ohne Berlin und ohne Region Leipzig) sowie für die strukturschwachen Regionen Lüneburg und Trier im Westen. Hier übernimmt das Förderprogramm also vier Fünftel der Beratungskosten.
• 50 % Zuschuss (max. 1.750 €) – Gilt für Unternehmen in den alten Bundesländern (Westdeutschland ohne Lüneburg und Trier) sowie in Berlin und der Leipziger Region Hier übernimmt das Programm die Hälfte der Beratungskosten.

Diese regionalen Differenzierungen sorgen dafür, dass Unternehmen in wirtschaftlich schwächeren Regionen höher gefördert werden. Beispiel: Ein Berliner Unternehmen erhält für eine 3.500 € Beratungsleistung den Höchstzuschuss von 1.750 € (50%). Ein vergleichbares Unternehmen in Brandenburg (neue Bundesländer) bekommt 2.800 € erstattet (80%). Insgesamt können Berliner Firmen so in der Förderperiode bis 2026 bis zu 8.750 € an Beratungszuschüssen nutzen, während Brandenburger Unternehmen sogar bis 14.000 € erhalten können – je nachdem, ob sie die maximal fünf Beratungen ausschöpfen.

Hinweis: Die genannten Beträge sind Obergrenzen pro einzelner Beratung. Sie können natürlich auch Beratungen mit geringeren Kosten durchführen – der Zuschuss wird dann prozentual auf die tatsächlichen Beratungskosten berechnet. Wichtig ist auch: Eine Doppelförderung ist ausgeschlossen – Sie können also nicht für dasselbe Beratungsvorhaben noch andere öffentliche Zuschüsse in Anspruch nehmen (Kumulierungsverbot).

BAFA-Beratung in Berlin und bundesweit nutzen

Ob BAFA Beratung Berlin, Brandenburg, Bayern oder anderswo – wir unterstützen Unternehmen bundesweit bei der Beantragung und Durchführung geförderter Beratungen. Entscheidend ist immer der Standort Ihrer Betriebsstätte: Haben Sie z.B. als Berliner Unternehmen auch einen Standort in Sachsen-Anhalt, könnte eine dort stattfindende Beratung mit 80% gefördert werden. In jedem Fall beraten wir Sie strategisch und zeigen auf, wie Sie den maximalen Zuschuss herausholen. Als Fördermittel-Experten mit Sitz in Berlin kennen wir die regionalen Ansprechpartner und Besonderheiten genau – Sie profitieren von unserem Know-how im lokalen Förderumfeld ebenso wie von unserer Erfahrung im gesamten Bundesgebiet.

So beantragen Sie die BAFA-Förderung: Ablauf im Überblick

Der Prozess der Antragstellung und Auszahlung ist standardisiert. Hier die Schritte, die Sie durchlaufen:

1. Gegebenenfalls: Informationsgespräch für Jungunternehmen – Wenn Ihr Unternehmen zum Zeitpunkt der Antragstellung jünger als ein Jahr ist, müssen Sie vor dem offiziellen Antrag ein kostenloses Informationsgespräch mit einem regionalen Ansprechpartner führen. Eine Liste dieser Regionalpartner (z.B. IHKs, HWKs oder andere Stellen) finden Sie auf der BAFA-Website. Lassen Sie sich das Gespräch schriftlich bestätigen – die Angaben dazu (Name der Leitstelle, Datum des Gesprächs) müssen im Antrag eingetragen werden. Dieses Erstgespräch hilft Gründern, sich über das Programm zu informieren und sicherzustellen, dass der Antrag richtig gestellt wird.
2. Online-Antragstellung beim BAFA – Den eigentlichen Förderantrag stellen Sie online auf der BAFA-Antragsplattform. Das Formular ist recht unkompliziert: Sie tragen Ihre Firmendaten, den gewünschten Beratungszeitraum, das Beratungsthema, die BAFA-ID des Beratungsunternehmens und einige Eckdaten ein. Wichtig ist, dass der Antrag vor Beratungsbeginn gestellt wird – rückwirkend wird nichts gefördert. Sobald Sie das Formular online abgesendet haben, prüft eine vom BAFA beauftragte Leitstelle Ihren Antrag auf formale Kriterien. In der Regel erhalten Sie innerhalb weniger Tage oder Wochen ein Informationsschreiben (per E-Mail oder Post), ob Ihre Beratung förderfähig ist.
3. Warten auf die Bewilligung – dann Beratung durchführen – Wichtig: Sie dürfen mit der eigentlichen Beratung erst beginnen, nachdem Sie das OK vom BAFA erhalten haben. Als Beginn der Beratung gilt sogar schon der Vertragsabschluss mit dem Berater – daher sollten Sie den Beratungsvertrag erst unterschreiben, wenn das Informationsschreiben vorliegt. Dieses Schreiben stellt die „Erlaubnis zum Beratungsbeginn“ dar. Sobald Sie es haben, können Sie den Berater offiziell beauftragen und die Beratungsleistung kann starten. Ab diesem Zeitpunkt haben Sie maximal 6 Monate Zeit, das Projekt durchzuführen und abzuschließen.
4. Abschluss der Beratung und Verwendungsnachweis – Nach der Beratung erstellt der Berater einen ausführlichen Beratungsbericht, der von beiden Seiten unterschrieben wird. Nun müssen Sie den sogenannten Verwendungsnachweis einreichen, damit der Zuschuss ausgezahlt werden kann. Dazu melden Sie sich wieder im BAFA-Online-Portal an und füllen das Verwendungsnachweis-Formular aus. Folgende Unterlagen sind elektronisch hochzuladen (als PDF):

• Den unterschriebenen Beratungsbericht (inklusive eines Fragebogens zu den ESF-Grundsätzen, der meist Bestandteil des Berichts ist).
• Die Rechnung des Beratungsunternehmens über die Beratungskosten.
• Einen Zahlungsnachweis (Kontoauszug oder Überweisungsbeleg), der zeigt, dass Sie die Rechnung vollständig bezahlt haben. Denn Sie müssen in Vorleistung gehen und bekommen anschließend den Zuschuss erstattet.
• Falls zutreffend: die Bestätigung des Informationsgesprächs mit dem Regionalpartner (bei Jungunternehmen).
• Außerdem müssen Sie zwei Formulare ausfüllen und mitschicken: die EU-KMU-Erklärung (Bestätigung, dass Sie die KMU-Kriterien erfüllen und etwaige De-minimis-Beihilfen angeben) und eine Erklärung zur Kenntnisnahme des Merkblatts zur EU-Grundrechte-Charta (ein rein formaler Akt).

Nachdem alles eingereicht ist, prüft die Leitstelle bzw. das BAFA die Unterlagen. Wenn alles vollständig und ordnungsgemäß ist, erhalten Sie den Zuschuss aufs Konto überwiesen. Erfahrungsgemäß dauert es einige Wochen, bis die Auszahlung erfolgt. Bei Fragen zum Bearbeitungsstand können Sie online den Status Ihres Vorgangs einsehen (es gibt ein Portal dafür) – auch dazu erhalten Sie Infos im Informationsschreiben.

Wichtige Hinweise zur Antragstellung

• Nicht vorzeitig starten: Warten Sie unbedingt das grüne Licht (Informationsschreiben) ab, bevor Sie die Beratung beginnen oder vertraglich beauftragen. Ein vorzeitiger Beginn würde zur Ablehnung der Förderung führen.
• BAFA-ID bereithalten: Klären Sie frühzeitig, welcher Berater mit Ihnen zusammenarbeiten soll, und lassen Sie sich seine BAFA-ID Ohne diese ID kann der Antrag nicht korrekt gestellt werden, da sie die Akkreditierung des Beraters belegt.
• Wirtschaftszweigschlüssel im Antrag: Im Online-Formular müssen Sie Ihren Wirtschaftszweig (Branche) angeben, meist in Form eines Zahlencodes (WZ-Code). Keine Sorge: Sobald Sie im Formular beginnen zu tippen, erscheint eine Auswahlhilfe. Es gibt auch Übersichten (z.B. ein PDF-Verzeichnis der Branchen), um den richtigen Code zu finden. Im Zweifel helfen wir Ihnen, den passenden Branchencode herauszusuchen.
• De-minimis-Grenzen beachten: Die BAFA-Beratung fällt unter die De-minimis-Beihilfen der EU. In der Regel ist das unproblematisch, aber falls Ihr Unternehmen in den letzten drei Jahren bereits öffentliche Beihilfen erhalten hat, achten Sie darauf, die Obergrenze von 200.000 € nicht zu überschreiten. Im Antrag bzw. der KMU-Erklärung müssen Sie angeben, welche Fördermittel Sie zuvor erhalten haben (falls relevant).
• Unterstützung nutzen: Wenn Sie uns als Beratungsunternehmen beauftragen, helfen wir Ihnen selbstverständlich bei jedem Schritt – von der Antragstellung über die Kommunikation mit der Leitstelle bis zum finalen Verwendungsnachweis. So vermeiden Sie Formfehler und sparen Zeit.

Unsere Fördermittel-Beratung: Ihr Weg zur BAFA-Förderung

Eine geförderte Unternehmensberatung ist eine hervorragende Gelegenheit, externes Know-how einzukaufen und Ihr Unternehmen voranzubringen – und dank BAFA-Zuschuss die Kosten erheblich zu reduzieren. Als erfahrene Fördermittel-Berater unterstützen wir Sie bundesweit bei der Umsetzung dieses Programms. Wir sind mit den BAFA-Bedingungen vertraut und kümmern uns darum, dass Ihre Beratung reibungslos abläuft und den maximalen Mehrwert für Sie bringt.

Warum mit uns? Wir verfügen über die BAFA-Akkreditierung und jahrelange Erfahrung in der KMU-Beratung. Gemeinsam mit Ihnen definieren wir das Beratungsziel, finden den passenden Zuschnitt des Projekts für die Förderung und übernehmen auf Wunsch sogar die Antragstellung für Sie (bzw. begleiten Sie Schritt für Schritt dabei). Während der Beratung arbeiten wir eng mit Ihnen zusammen an individuellen Lösungen. Nach Abschluss sorgen wir dafür, dass der formale Aufwand – vom Bericht bis zum Verwendungsnachweis – zügig erledigt wird, sodass Sie schnell Ihr Geld erhalten.

Nutzen Sie die Chance: Lassen Sie sich jetzt beraten, wie Ihr Unternehmen von der BAFA-Beratung profitieren kann. Ob BAFA Beratung in Berlin vor Ort oder digital unterstützte Beratung in ganz Deutschland – wir stehen bereit. Kontaktieren Sie uns noch heute für ein unverbindliches Informationsgespräch. Gemeinsam stärken wir Ihr Unternehmen mit geförderter Beratung und setzen den Grundstein für zukünftigen Erfolg.

Ihr Erfolg ist förderfähig – wir zeigen Ihnen, wie!